Retningslinjer for personvern

Dine personopplysninger overføres kryptert og sikkert via HTTPS.


PERSONVERNERKLÆRING

Personvernet er viktig for Respond Profil og PGP. Vi ønsker derfor å informere deg om hvordan vi behandler og beskytter personopplysninger som lagres hos oss.

Denne personvernerklæringen gjelder for Respond Profil og PGP. Hver enkelt virksomhet er selvstendig ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger og fungerer som behandlingsansvarlig.

INNHOLD

  • Hvilke personopplysninger samler vi inn?

  • Hvordan samler vi inn personopplysninger?

  • Hva er formålet med å innhente personopplysninger?

  • Hvordan behandler vi personopplysninger?

  • Hvilke rettigheter har du som registrert?

  • Utlevering til tredjepart og bruk av cookies

  • Kontaktinformasjon

1. HVILKE PERSONOPPLYSNINGER SAMLER VI INN?

Respond Profil og PGP samler kun inn nødvendige personopplysninger om deg som kunde eller leverandør. Vi samler kun inn opplysninger som er nødvendige for å kunne opprettholde et profesjonelt forhold, og vi streber etter å minimere innsamlingen.

Opplysningene vi normalt samler inn er:

  • Fornavn og etternavn

  • Jobbtittel

  • Telefonnummer

  • E-postadresse

Dersom det foreligger særskilt grunnlag, kan det bli samlet inn andre personopplysninger. Dette kan for eksempel være i forbindelse med produksjon av produkter eller andre nærliggende tjenester. Ved produksjon av profilartikler til en bursdagsfeiring kan det for eksempel være nødvendig å samle inn fødselsdato.

I forbindelse med kommunikasjon via e-post kan også IP-adresse bli lagret.

Dersom du søker jobb hos Respond Profil og PGP, vil det bli samlet inn ytterligere personopplysninger i forbindelse med vurdering av CV og andre relevante opplysninger i en rekrutteringsprosess.

2. HVORDAN SAMLER VI INN PERSONOPPLYSNINGER?

I de fleste tilfeller samles opplysningene inn når du som kunde eller leverandør tar kontakt med oss for å inngå en avtale, normalt via telefon eller e-post.

I enkelte tilfeller kan opplysningene komme fra vår nettside, for eksempel når du fyller ut et skjema eller registrerer en konto. Opplysninger kan også komme fra visittkort eller via andre kontaktpersoner som anbefaler kontakt.

3. HVA ER FORMÅLET MED Å INNHENTE PERSONOPPLYSNINGER?

Formålet med å innhente personopplysninger er hovedsakelig å kunne gi deg som kunde tilgang til våre produkter og tjenester, og deg som leverandør mulighet til å levere produkter til vårt sortiment.

Det er også nødvendig å kunne sende deg relevant informasjon i forbindelse med vårt engasjement eller avtale, samt å kunne ta kontakt for å tilby våre produkter og tjenester.

Grunnlaget for å behandle personopplysninger under dette formålet er definert i Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som gjelder behandling som er nødvendig for å oppfylle en avtale.

Dersom det blir nødvendig å endre formålet med de innhentede opplysningene, vil dette enten være basert på et annet gyldig behandlingsgrunnlag eller på samtykke, jf. Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

4. HVORDAN BEHANDLER VI PERSONOPPLYSNINGER?

Når opplysningene er hentet inn, vil de bli registrert i relevante datasystemer.

Dette kan blant annet være:

  • Kunderegistersystemer, som SuperOffice, Visma eller lignende

  • Kommunikasjonssystemer, som Outlook, MailChimp eller lignende

  • Regnskapssystemer, som Visma, Mamut eller lignende

I forbindelse med både innsamling og lagring kan det bli brukt underleverandører som behandler opplysningene på våre vegne. Disse fungerer som databehandlere. Behandlingen skal følge kravene i Personvernforordningen.

I enkelte tilfeller kan personopplysninger bli oversendt til andre leverandører av produkter og tjenester for å oppfylle en avtale. Dette kan for eksempel gjelde oversendelse av fødselsdato dersom dette skal trykkes på en profilartikkel.

I tillegg til systemene nevnt ovenfor kan personopplysninger i enkelte tilfeller, ofte midlertidig, bli behandlet i programmer som Microsoft Excel eller Word, og deretter lagret i skytjenester som Dropbox, iCloud eller lignende.

For din sikkerhet er det viktig at opplysningene ikke kommer på avveie. Opplysningene behandles derfor i henhold til anbefalte krav til datasikkerhet, herunder krypteringsstandarder, tilgangskontroll og interne policyer for personvern og datasikkerhet.

Personopplysninger slettes når formålet med behandlingen eller behandlingsgrunnlaget faller bort. Dette kan for eksempel være når en avtale har utløpt, når du har sluttet hos bedriften du var ansatt i, eller når du ikke lenger er aktuell i en rekrutteringsprosess.

5. HVILKE RETTIGHETER HAR DU SOM REGISTRERT?

Som registrert har du flere rettigheter etter Personvernforordningen.

Disse inkluderer:

  • Rett til innsyn i hvilke opplysninger som er registrert om deg

  • Rett til å få korrigert uriktige eller ufullstendige opplysninger

  • Rett til å få slettet opplysninger, også kjent som «retten til å bli glemt»

  • Rett til å få utlevert opplysninger, også kjent som dataportabilitet

For å utøve disse rettighetene må Respond Profil og PGP kontaktes direkte. Respond Profil og PGP, som behandlingsansvarlig, skal sørge for at henvendelsen behandles innen én måned.

6. UTLEVERING TIL TREDJEPART OG BRUK AV COOKIES

Respond Profil og PGP sine nettsider benytter informasjonskapsler, også kjent som cookies, for å sørge for at nettsiden fungerer optimalt. Dette kan for eksempel gjelde innlogging og plassering av varer i handlekurv.

I tillegg benyttes cookies for å kartlegge hvem som besøker nettsiden og hvordan nettsiden brukes. Dette kan blant annet skje gjennom Google Analytics, Google Tag Manager, Facebook Pixel og Floodlight.

Informasjon som enhetstype, nettleser og lokasjon kan i den forbindelse bli samlet inn.

7. KONTAKTINFORMASJON

For å kontakte behandlingsansvarlig, vennligst kontakt Respond Profil og PGP direkte.